Freelance management system

Pour faire face à la pénurie des compétences, les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs font de plus en plus souvent appel à des prestataires externes. Pour gérer cette main-d’œuvre efficacement et de manière transparente, les DRH doivent mettre des processus spécifiques en place. Un système de gestion des freelances (FMS) représente la solution idéale pour simplifier le recrutement, le suivi et le paiement de ces partenaires essentiels.

Définition du freelance management system

Le freelance management system (FMS) est un outil utilisé par les entreprises pour la gestion des missions confiées à des consultants freelances. Ce type de solution couvre l’ensemble des tâches qui s’y rapportent :

  • l’inscription des freelances sur la plateforme de l’entreprise désireuses de leur confier une mission, afin d’avoir une interface centrale pour les échanges, les formalités et le paiement de leurs prestations ;
  • la constitution d’une base de données qui permet à l’entreprise de connaître les compétences et disponibilités de potentiels prestataires et pouvoir les solliciter rapidement ;
  • la comparaison simplifiée des devis reçus de plusieurs freelances et un aperçu de tous les devis approuvés ;
  • les communications via une messagerie interne incluant une fonction de paramétrage de notifications et messages de relance ;
  • le suivi de l’avancement de chaque mission et des risques de retards par rapport aux deadlines fixés ;
  • la gestion des factures des consultants avec une fonction de paiement parfaitement sécurisée.

Les fonctionnalités indispensables à la gestion d’un contrat de prestation de services sont donc disponibles sur les outils FMS. Certains proposent même un module dédié au devoir de vigilance des entreprises sur les plans social, juridique et fiscal. Pour rappel, ces dernières ont l’obligation de réclamer et vérifier les documents légaux de leurs futurs prestataires indiquant qu’ils sont dûment immatriculés et en règle avec les organismes sociaux et l’administration fiscale. Parmi ces pièces justificatives figurent l’avis de situation au répertoire SIREN ou encore l’attestation de vigilance de l’URSSAF.

Comment fonctionne le freelance management system ?

Le Freelance Management System (FMS) peut être déployé in situ (sur les serveurs de l’entreprise) ou hébergé sur le cloud et accessible en mode de SaaS. Il se connecte et fonctionne sans difficulté majeure avec l’ERP existant. Cet interfaçage permet d’identifier rapidement les collaborateurs externes qui possèdent les compétences recherchées pour un projet et de les y affecter.

Pour illustrer le fonctionnement d’un FMS, prenons le cas d’une agence digital qui souhaite solliciter trois profils de freelances : des graphistes, des rédacteurs SEO et des intégrateurs.

  • Au démarrage du projet, l’agence valide la demande du client final sur la plateforme et le découpe en tâches requérant chacune une expertise bien précise : élaborer un schéma explicatif, produire des contenus et intégrer l’ensemble sur un site web).
  • Sur le FMS, elle visualise les compétences et disponibilités des freelances inscrits et leur attribue les tâches définies en amont en conséquence.
  • Les prestataires sélectionnés sont alertés de l’existence d’une commande en attente de validation. Il leur suffit de l’accepter pour obtenir les détails du travail à réaliser, et plus tard, valider sa livraison et encaisser leurs honoraires.   
  • De la même façon, une fois que chaque participant a terminé sa part, l’agence peut valider la livraison de la totalité du projet à son client, émettre sa facture et se faire payer sans sortir du FMS.

Quels sont les avantages du freelance management system

Pour les entreprises qui recourent aux services de dizaines, voire des centaines de freelances, gérer et exploiter cette manne de talents n’est pas un exercice aisé. Elles doivent s’appuyer sur un système performant pour trouver les experts dont elles ont besoin, contractualiser la relation, suivre les projets et le règlement des factures d’honoraires.

Le FMS leur permet de centraliser les données sur tous les prestataires indépendants sur une plateforme unique et de standardiser les processus. Toutes les personnes concernées au sein de l’organisation disposent d’une vue à 360° sur les freelances et l’historique de leurs collaborations passées avec l’entreprise : les contrats signés, les missions accomplies, les factures présentées, les paiements effectués, leurs périodes de disponibilité.

En outre, le système de gestion des freelances est un répertoire de tous les freelances ayant un contrat en cours avec l’entreprise ou qui ont déjà travaillé avec elle. En cas de besoin, celle-ci n’a qu’à puiser dans ce vivier de compétences organisé selon les différents domaines d’expertise.