De plus en plus d’entreprises font appel à des prestataires externes pour gérer certaines fonctions secondaires. Elle peut ainsi allouer ses ressources matérielles, financières et humaines à son activité principale. Cette méthode leur permet de gagner en efficacité, en productivité et en flexibilité, tout en maîtrisant leurs coûts. Le succès d’un projet d’externalisation passe par une préparation rigoureuse.
L’externalisation consiste pour une entreprise à confier à une société de services spécialisés des activités jugées non essentielles et non stratégiques, mais indispensables à son fonctionnement. Il s’agit des activités les moins génératrices de revenus comme les fonctions support. Cette solution permet à l’entreprise de se concentrer sur son activité principale ou core business.
Les activités les plus fréquemment externalisées sont variées :
L’externalisation peut se faire en onshore (dans le pays où est implantée l’entreprise) ou en offshore (les prestations sont réalisées à l’étranger).
L’externalisation est souvent confondue avec la sous-traitance. Or, celle-ci consiste pour le prestataire ayant signé le contrat avec le client à déléguer une partie des services qu’il s’est engagé à réaliser à une entreprise tierce. Dans le cadre de l’externalisation, l’entreprise assure un pilotage étroit des missions.
Recourir à l’externalisation requiert une bonne préparation. Elle doit s’inscrire dans la politique générale de l’entreprise, en répondant à des objectifs bien précis. Toutes les activités, même lorsqu’elles ne constituent pas le cœur de métier de la société, ne sont pas bonnes à confier à des tiers. Diverses études montrent par exemple que la majorité des entreprises préfèrent se charger elles-mêmes de l’action commerciale, mais délèguent plus volontiers la gestion des systèmes d’information, la gestion de la relation client… Une analyse coûts-bénéfices-risques est également indispensable avant de valider la démarche.
L’entreprise doit maintenant définir les conditions de la collaboration, ainsi que le mode de contrôle, avant de se lancer dans la recherche et la sélection de fournisseurs. Outre le prix de la prestation, il convient de s’intéresser à :
La mise en œuvre de l’externalisation passe par la signature d’une convention de services (SLA pour Service Level Agreement) entre les deux parties. Cet accord doit définir clairement :
Tout au long du contrat, une communication interne et externe est de mise pour limiter les blocages. Pour simplifier la gestion des prestataires, l’adoption de logiciels spécialisés.
Lorsque le processus d’externalisation est bien géré, l’entreprise qui sous-traite des activités peut en tirer plusieurs avantages :
Spécialiste dans son domaine, le prestataire choisi apporte à la société cliente les compétences dont elle ne dispose pas, en lui garantissant qualité et efficacité sur les tâches qui lui sont déléguées. Grâce à son expertise, sa connaissance des bonnes pratiques et des innovations sur le marché, il peut même l’aider à améliorer ses processus internes sur des aspects qu’elle ne maîtrise pas.
Déchargés des activités secondaires, les collaborateurs de l’entreprise économisent un temps précieux qu’ils consacrent aux fonctions essentielles, pour lesquelles ils sont porteurs de valeur. Cette stratégie accroît la productivité individuelle, ainsi que la performance globale et l’agilité de l’organisation. Or, ce sont autant d’atouts précieux pour rester compétitives dans un monde économique très fluctuant et concurrentiel.
En évitant de recruter des salariés à plein temps pour les tâches secondaires, la société réduit sa masse salariale et ses investissements en capital ou en matériel sur le long terme. Le prestataire lui facture uniquement les services qu’elle a sollicités. Cette dépense est comptabilisée comme une charge variable au lieu d’un coût fixe.
Un prestataire est en mesure de s’adapter aux attentes de chaque client, notamment les fluctuations de son activité. L’externalisation permet ainsi à l’entreprise de contourner une hiérarchie rigide et de devenir plus dynamique et réactive au quotidien.