Démarches administratives

Pour pouvoir exercer son activité en toute légalité et en toute sécurité, toute entreprise est tenue de se mettre en règle vis-à-vis de l’administration. De la création de la société aux diverses déclarations (fiscales, sociales, juridiques, etc.) à réaliser tout au long de ses années d’activités et même pour sa dissolution, la multiplicité des procédures et des institutions et organismes (publics ou privés) auprès desquelles les formalités doivent être accomplies rend la tâche complexe. Cependant, la digitalisation permet aujourd’hui de simplifier certaines procédures et un accompagnement est généralement proposé par les institutions et organismes concernés.

Définition des démarches administratives

Par démarches et formalités administratives pour les entreprises, il faut entendre toutes les procédures à suivre qui leur permettront de se procurer les documents administratifs nécessaires à leur existence, à leurs activités ou encore à leur cessation d’activités et leur liquidation.

Bien entendu, il faudra bien remplir les conditions et les dossiers requis pour que la procédure se déroule sans anicroche et rapidement.

Selon les documents à obtenir, les démarches sont à réaliser auprès d’organismes et institutions publiques ou privées. Elles doivent en principe être effectuées dans des délais préalablement fixés par la réglementation, sous peine de sanctions pour certaines.

Il est important de rappeler que les formalités ne seront pas forcément les mêmes pour toutes les catégories d’entreprises et de professionnels.

On distingue :

  • Les démarches administratives destinées à la création des documents qui établissent l’identité de l’entreprise, notamment le Kbis qui prouve la création et l’existence de la société et son inscription au RCS (Registre du commerce et des sociétés). Toutes les opérations comme la modification des informations (statut, dénomination) ou du capital, ainsi que le changement de gérant devront aussi faire l’objet de démarches administratives adaptées. Il en est de même pour la radiation (de personne physique ou morale) et la dissolution de société, les dépôts d’actes et de comptes ou encore les injonctions de payer.
  • Les démarches déclaratives. Ces dernières sont beaucoup plus diversifiées, notamment :
  • Pour les micro-entreprises : elles doivent procéder à la déclaration de chiffre d’affaires, la déclaration de l’impôt sur le revenu, la cotisation foncière des entreprises. Concernant les déclarations sociales, les chefs d’EI (entreprises individuelles) classiques, l’EIRL (entrepreneur individuel à responsabilité limitée) ou les gérants majoritaires d’une EURL ou d’une SARL devront établir une DSI (Déclaration sociale des indépendants).
  • Pour les entreprises assujetties à l’IS (impôt sur les sociétés), il s’agira de :
  1. La DSI pour les chefs d’EI classique, l’EIRL ou les gérants majoritaires d’une EURL ou d’une SARL.
  2. La DSN (Déclaration Sociale Nominative) pour les gérants minoritaires de SARL et les présidents de SAS (Société par actions simplifiée) ou SASU (Société par actions simplifiée unipersonnelle).

Elles devront également se soumettre à la déclaration de la TVA, à la déclaration d’impôts et à la cotisation foncière des entreprises.

Bon à savoir : en ce qui concerne les déclarations relatives à la comptabilité de l’entreprise, toutes les démarches peuvent être confiées au comptable et/ou à un expert-comptable.

Quelles sont les aides pour les démarches administratives ?

Accomplir les démarches administratives n’est pas toujours simple pour bon nombre de personnes, physiques ou morales. Des organismes spécialisés existent cependant et proposent d’accompagner les entreprises dans leurs obligations déclaratives.

Les entreprises et les professionnels qui ont besoin d’aide et d’accompagnement pour leurs démarches administratives peuvent ainsi faire appel aux Maisons de services publics et guichets de France Services.

Ils y trouveront des conseils et l’accompagnement nécessaires pour les guider et les rediriger vers les interlocuteurs et organismes adaptés. Les entrepreneurs trouveront également l’encadrement qu’il leur faut auprès des CCI (Chambres de commerce et d’industrie), de BPI France, de Pôle emploi, du réseau Entreprendre, du réseau associatif BGE et de l’ADIE (Association pour le droit à l’initiative économique).

En ce qui concerne la fiscalité, ils pourront se rapprocher de la Direction générale des Finances publiques (DGFIP).

Quelles sont les démarches administratives accessibles en ligne ?

La dématérialisation et la digitalisation permettent désormais de simplifier les démarches administratives notamment :

  • Les modifications des informations données au RCS (il faudra préalablement disposer d’un certificat électronique RGS** comme Certigreffe).
  • Les démarches de radiation dans le cadre d’une cessation d’activités, d’une dissolution, d’une fusion, etc.
  • Les dépôts d’actes divers (mise à jour de statut, cession ou donation de parts dans le capital, projets de fusion, liquidation, etc.).
  • Le dépôt des comptes annuels de l’entreprise.
  • Les injonctions de payer pour recouvrer rapidement les créances.